Rimborsi Click – Manuale d'uso completo

Che cos'è Rimborsi Click

Ogni studio paga di tasca propria, per conto dei clienti, tante piccole spese: una visura camerale, una marca da bollo, i diritti di un deposito di bilancio, una pratica SUAP. Sono le anticipazioni. Prima o poi vanno chieste indietro al cliente, di solito mettendole nella fattura. Il rischio è dimenticarsene: pochi euro alla volta diventano, a fine anno, una bella somma persa.

Rimborsi Click serve proprio a questo: fa sì che ogni spesa anticipata torni a casa. Con Rimborsi Click:

• registri ogni spesa appena la paghi, insieme alla sua ricevuta (il giustificativo);
• vedi sempre quanto ogni cliente deve ancora rimborsare allo studio;
• quando fai la fattura al cliente, con un clic metti in fattura tutte le sue spese e ottieni un PDF con il prospetto e la copia delle ricevute, pronto da allegare alla fattura elettronica;
• ricevi un avviso quando una spesa resta ferma da troppo tempo o quando un cliente ha accumulato un importo alto.

Il giro di una spesa

Ogni spesa, in Rimborsi Click, fa sempre lo stesso percorso. Tienilo a mente: tutto il manuale segue questo schema.

In pratica:

1. Anticipazione. Lo studio paga una spesa per un cliente: per esempio 7 € di visura storica per la Rossi Costruzioni Srl.
2. Registrazione con giustificativo. Apri Nuova anticipazione, scegli il cliente, trascini la ricevuta e premi Salva. Vedi il capitolo 9.
3. Da fatturare. La spesa ora è Da addebitare: la trovi nella pagina Da fatturare, insieme alle altre spese dello stesso cliente. Vedi il capitolo 11.
4. Addebito in fattura con PDF. Quando emetti la fattura al cliente, premi Addebita in fattura, scrivi numero e data della fattura e scarichi il PDF con prospetto e ricevute, da allegare alla fattura elettronica. La spesa diventa Addebitata.
5. Recuperata. Il cliente paga la fattura e con essa rimborsa la spesa. Il giro è finito.

Come è fatto questo manuale

Il manuale è pensato per chi non ha mai usato Rimborsi Click e non è pratico di computer. Puoi leggerlo dall'inizio alla fine, oppure saltare al capitolo della pagina che ti interessa: ogni pagina di Rimborsi Click ha il suo capitolo, con lo stesso nome che vedi nel menu. In ogni capitolo trovi a cosa serve la pagina, chi la usa, la spiegazione di ogni campo e di ogni pulsante, le procedure passo passo e gli errori più comuni.

Nel testo trovi tre tipi di riquadro colorato:

I nomi dei pulsanti sono scritti così: Salva. Le voci del menu così: Configurazione › Dati studio e avvisi. I tasti della tastiera così: Invio. Le immagini si possono ingrandire con un clic.

Le parole da conoscere

Prima di iniziare, ecco le poche parole che Rimborsi Click usa sempre. Le ritrovi anche nel glossario alla fine.

Anticipazione

È una spesa pagata dallo studio per conto di un cliente, che il cliente deve rimborsare. In Rimborsi Click ogni anticipazione ha: il cliente, la data in cui è stata pagata, la tipologia di spesa, il mezzo di pagamento, la quantità, l'importo e, se vuoi, gli estremi della pratica, una descrizione e le ricevute. Ogni anticipazione riceve un numero (per esempio «Anticipazione n. 12»).

Giustificativo

È il documento che prova la spesa: la ricevuta di Telemaco, la ricevuta del pagamento pagoPA, lo scontrino della marca da bollo, la foto di una ricevuta. Si carica come file PDF o come immagine (JPG, PNG, WEBP), al massimo 15 MB per file. Una spesa può avere più giustificativi. I giustificativi finiscono nel PDF da allegare alla fattura.

Tipologia di spesa e listino

È il tipo di spesa: visura ordinaria, visura storica, marca da bollo, deposito bilancio… Ogni tipologia prende l'importo in uno di due modi:

• da listino: un prezzo fisso deciso dallo studio (per esempio 5 € a visura). Quando scegli la tipologia, Rimborsi Click scrive da solo l'importo;
• dal giustificativo: l'importo cambia ogni volta ed è scritto sulla ricevuta (per esempio i diritti di un deposito di bilancio). Lo scrivi tu, oppure lo legge la lettura AI.

Un prezzo di listino può cambiare nel tempo: ogni prezzo ha una data da cui vale (vedi il capitolo 16).

Mezzo di pagamento

È il modo in cui lo studio ha pagato: contanti, carta di credito dello studio, conto Telemaco, bonifico… Serve a sapere da dove sono usciti i soldi.

Gli stati di un'anticipazione

Ogni anticipazione è sempre in uno di questi tre stati:

Addebito e PDF per la fattura

L'addebito è il momento in cui metti una o più spese di un cliente nella sua fattura. Rimborsi Click registra numero e data della fattura e prepara un unico PDF che contiene il prospetto (l'elenco delle spese con i totali) e la copia di tutti i giustificativi. Questo PDF si allega alla fattura elettronica nel tuo programma di fatturazione. Rimborsi Click non emette fatture: la fattura la fai come sempre con il tuo programma; Rimborsi Click ti dice cosa mettere in fattura e ti dà l'allegato.

Studio e ruoli

Rimborsi Click può gestire uno o più studi sullo stesso computer, con dati separati. Ogni persona che usa Rimborsi Click ha un suo utente (nome utente e password) e un ruolo, che decide cosa può fare:

• Operatore: registra le spese, gestisce i clienti, fa gli addebiti in fattura e consulta i report;
• Amministratore studio: in più gestisce tipologie e listino, mezzi di pagamento, dati dello studio, il Registro attività, e può stornare gli addebiti;
• Amministratore dell'installazione: in più gestisce gli studi, gli utenti, la lettura AI e i backup. Di solito è una sola persona, quella che ha installato Rimborsi Click.

La tabella completa dei permessi è nel capitolo 21.

Server e altri PC

Rimborsi Click si installa su un solo computer dello studio, che chiamiamo server (può essere un PC normale, basta che sia acceso quando si lavora). Tutti gli altri PC usano Rimborsi Click dal browser (Edge o Chrome), scrivendo un indirizzo, come si fa con un sito internet. Non si installa niente sugli altri PC e i dati sono gli stessi per tutti. Vedi il capitolo 7.

Archivio dei giustificativi

Rimborsi Click conserva tutti i giustificativi in una cartella del server, scelta già al primo avvio, con una sottocartella per ogni cliente, creata appena il cliente viene inserito. I file vengono rinominati in modo ordinato, per esempio 2026-09-28 Visura camerale ordinaria n.12 - visura.pdf (data, tipologia, numero dell'anticipazione e nome originale). Nella sottocartella Fatture di ogni cliente trovi i PDF da allegare alle fatture. Vedi il capitolo 18.

Installazione e aggiornamento

A cosa serve

Installare Rimborsi Click sul computer server, aggiornarlo a una nuova versione o toglierlo.

Chi lo fa

Una sola volta, la persona che gestirà Rimborsi Click (o il tecnico di fiducia). Serve un utente Windows amministratore del PC.

Dove

Solo sul computer server. Sugli altri PC non si installa niente.

Prima di cominciare

• Scegli il computer che farà da server: deve avere Windows 10 o 11 a 64 bit e deve essere acceso quando lo studio lavora con Rimborsi Click. Meglio un PC che resta sempre acceso e collegato alla rete dello studio con il cavo.
• Ti serve il file di installazione, che si chiama RimborsiClick-Setup-1.0.0.exe (il numero cambia con la versione). Copialo sul server, per esempio sul Desktop.
• Devi poter entrare in Windows come amministratore del PC: durante l'installazione Windows ti chiede il permesso.

Installare Rimborsi Click passo passo

1. Sul computer server fai doppio clic sul file RimborsiClick-Setup-1.0.0.exe.
2. Può comparire una finestra blu di Windows che dice «PC protetto da Windows» (è Windows SmartScreen, che avvisa per i programmi scaricati poco diffusi). Non è un errore: fai clic sulla scritta Ulteriori informazioni e poi sul pulsante Esegui comunque.
3. Compare la finestra Controllo dell'account utente, che chiede «Vuoi consentire a questa app di apportare modifiche al dispositivo?». Controlla che l'autore sia quello atteso e fai clic su Sì. Se Windows chiede una password, è quella dell'amministratore del PC.
4. Si apre la procedura di installazione di Rimborsi Click, che propone la cartella in cui installare il programma (C:\Program Files\GestioneAnticipazioni). Lasciala così e premi Avanti.
5. Nella pagina «Pronto per l'installazione» premi Installa.
6. Aspetta la fine: vedrai la scritta «Installazione del servizio e configurazione del firewall...». Ci vuole meno di un minuto. Nel frattempo possono comparire per un attimo delle finestre nere: è normale.
7. All'ultima pagina lascia spuntata la casella Apri Rimborsi Click nel browser (se vuoi, spunta anche Apri il manuale di istruzioni; l'eventuale casella per leggere il file LEGGIMI apre una breve nota di installazione) e premi Fine.
8. Si apre il browser sulla pagina di Rimborsi Click, all'indirizzo http://localhost:5080. La prima volta compare la Configurazione iniziale: continua con il capitolo 4.

Cosa fa l'installazione

È utile saperlo se un giorno dovrai chiedere aiuto al tecnico:

• copia il programma in C:\Program Files\GestioneAnticipazioni;
• crea un servizio di Windows chiamato GestioneAnticipazioni: vuol dire che Rimborsi Click parte da solo quando accendi il server, anche se nessuno entra in Windows, e si riavvia da solo se per qualche motivo si ferma;
• apre nel firewall di Windows la porta 5080, solo per i PC della rete locale dello studio, così gli altri PC possono collegarsi;
• crea l'icona Rimborsi Click sul Desktop e il gruppo Rimborsi Click nel menu Start, con le voci Rimborsi Click, Manuale di istruzioni (PDF) e Manuale di istruzioni (nel browser);
• tiene i dati (database, giustificativi, backup) nella cartella C:\ProgramData\GestioneAnticipazioni.

Aggiornare a una nuova versione

Quando ricevi una nuova versione di Rimborsi Click:

1. Avvisa i colleghi: durante l'aggiornamento (un paio di minuti) Rimborsi Click non risponde. Chi sta scrivendo una spesa la salvi prima.
2. Per sicurezza fai un backup: Amministrazione › Backup, pulsante Esegui ora (vedi il capitolo 23).
3. Sul server fai doppio clic sul nuovo file RimborsiClick-Setup-x.y.z.exe e segui gli stessi passi dell'installazione (SmartScreen, Sì, Avanti, Installa, Fine).
4. La procedura sostituisce il programma e conserva tutti i dati: clienti, spese, giustificativi, utenti e impostazioni restano come prima.
5. Alla fine apri Rimborsi Click e controlla la nuova versione nella pagina Informazioni (vedi il capitolo 25).

Disinstallare Rimborsi Click

1. Sul server apri Impostazioni › App › App installate (su Windows 10: App e funzionalità).
2. Cerca Rimborsi Click – anticipazioni dello studio, fai clic sui tre puntini (o sul nome) e scegli Disinstalla. Conferma con Sì.
3. La disinstallazione ferma e toglie il servizio, chiude la porta nel firewall e toglie il programma e le icone.

Il primo avvio

A cosa serve

Preparare Rimborsi Click la prima volta: creare lo studio e il primo utente, cioè l'amministratore.

Chi lo fa

Chi ha installato Rimborsi Click. Si fa una volta sola: dopo, questa pagina non compare più.

Dove

Compare da sola la prima volta che apri Rimborsi Click (indirizzo /setup).

I campi

Procedura

1. Compila tutti i campi, come nell'esempio qui sotto. La cartella dell'archivio è l'unico campo facoltativo.

   

2. Premi Crea e accedi. Se la cartella dell'archivio non va bene (per esempio un percorso incompleto, una cartella di rete o la cartella di Windows) la pagina lo dice in rosso in alto: correggila, oppure lasciala vuota, e riprova.
3. Rimborsi Click crea lo studio, con già pronte le tipologie di spesa e i mezzi di pagamento più comuni, crea il tuo utente e ti fa entrare subito nella Dashboard.

Il tuo utente è amministratore dell'installazione: può fare tutto, compreso creare gli altri utenti.

Cosa trovi già pronto

Il nuovo studio parte con queste impostazioni, che potrai cambiare quando vuoi:

Errori possibili

• Se qualcosa non va, la pagina si ricarica e mostra in alto, in rosso, cosa correggere. I messaggi possibili sono:
  • «Le password non coincidono.» – le due password sono diverse;
  • «La password deve avere almeno 8 caratteri.», «La password deve contenere almeno un numero.», «La password deve contenere almeno una lettera minuscola.»;
  • «Il nome utente '…' non è valido: usare solo lettere, numeri e . _ - @» – hai messo spazi o lettere accentate nel nome utente;
  • «Indicare la denominazione dello studio.» o «Indicare il nome utente.».
  Per sicurezza le password vanno riscritte: correggi e premi di nuovo Crea e accedi.
• Il browser segnala un campo vuoto («Compila questo campo»): tutti i campi sono obbligatori.

Entrare e uscire

A cosa serve

Entrare in Rimborsi Click con il tuo nome utente e la tua password, e uscire quando hai finito.

Chi lo usa

Tutti.

Dove

Compare da sola quando apri Rimborsi Click e non sei ancora entrato (indirizzo /login).

Campi e pulsanti

Entrare

1. Apri Rimborsi Click: sul server con l'icona Rimborsi Click del Desktop, sugli altri PC con il preferito o l'indirizzo che ti ha dato l'amministratore.
2. Scrivi il nome utente e la password. Se il computer è solo tuo, puoi spuntare Resta collegato su questo computer.

   

3. Premi Accedi (o Invio). Si apre la Dashboard.

Se sbagli la password

Se nome utente o password sono sbagliati, compare il messaggio «Nome utente o password non validi.». Per sicurezza Rimborsi Click non dice quale dei due è sbagliato.

Controlla che:

• il tasto BLOC MAIUSC (Caps Lock) non sia acceso;
• il nome utente sia scritto esattamente come te l'hanno dato (senza spazi prima o dopo);
• il tuo utente sia ancora attivo: anche un utente disattivato vede lo stesso messaggio.

Blocco dopo troppi tentativi

Per difendersi da chi prova a indovinare le password, dopo 5 tentativi sbagliati di fila l'utente viene bloccato per 10 minuti. Compare il messaggio «Account bloccato per troppi tentativi. Riprovare tra qualche minuto.». Anche la password giusta non funziona finché non passa il blocco.

Cosa fare:

• aspetta 10 minuti e riprova con calma; oppure
• chiedi all'amministratore di Rimborsi Click di impostarti una nuova password dalla pagina Utenti: così vieni sbloccato subito (vedi il capitolo 21).

Password dimenticata

Rimborsi Click non manda email per recuperare la password. Chiedi all'amministratore di Rimborsi Click dello studio: dalla pagina Amministrazione › Utenti può darti una nuova password. Poi, appena entri, cambiala con una che conosci solo tu (vedi il capitolo 24).

Uscire

1. In alto a destra fai clic sul tuo nome.
2. Nel menu che si apre scegli Esci. Torni alla pagina di accesso.

Esci sempre se il computer è usato anche da altri: chi si siede dopo di te lavorerebbe con il tuo nome, e nel Registro attività risulterebbe che l'hai fatto tu.

Com'è fatto lo schermo

Tutte le pagine di Rimborsi Click hanno la stessa struttura. Impararla una volta ti basta per orientarti ovunque.

La barra in alto

Il menu a sinistra

Configurazione e Amministrazione sono gruppi: fai clic sul titolo per aprirli e vedere le voci. Chi non ha i permessi non vede proprio questi gruppi. In fondo al menu trovi «Realizzata da Studio Pizzano» con la versione: facendo clic si apre la pagina Informazioni.

Il riquadro «A cosa serve questa pagina»

In cima a ogni pagina c'è un riquadro color crema con una lampadina: spiega in poche righe a cosa serve la pagina e cosa fare. All'inizio è chiuso su una sola riga, per lasciare spazio alla pagina: premi Mostra aiuto per leggere la spiegazione.

• Manuale apre in una nuova scheda il capitolo di questo manuale dedicato alla pagina.
• Mostra aiuto apre la spiegazione; Nascondi aiuto la richiude su una sola riga. Rimborsi Click si ricorda la tua scelta, pagina per pagina, su quel computer (su un altro PC il riquadro partirà di nuovo chiuso).

I suggerimenti al passaggio del mouse

Quasi ogni pulsante, interruttore e casella ha un suggerimento: se fermi il mouse sopra per un attimo, compare un'etichetta scura che spiega cosa succede se lo premi. Se hai un dubbio, prima di fare clic fermati sopra con il mouse.

I messaggi

Dopo ogni operazione Rimborsi Click mostra un breve messaggio colorato in basso: verde se è andata bene (per esempio «Anticipazione salvata.»), azzurro per un'informazione, arancione per un avviso, rosso per un errore (con la spiegazione di cosa non va). Il messaggio sparisce da solo dopo qualche secondo.

Nei moduli, i campi obbligatori hanno un asterisco (*) accanto al nome. Se ne dimentichi uno, il campo diventa rosso e sotto compare cosa manca. Sotto quasi ogni campo c'è una riga grigia che spiega cosa scriverci.

I campi a scelta: scrivi per cercare

I campi in cui si sceglie da un elenco (cliente, tipologia, mezzo di pagamento, stato, utente…) hanno una freccia a destra. Puoi usarli in due modi: fai clic e scegli dall'elenco che si apre, oppure comincia a scrivere. A ogni lettera l'elenco si restringe subito e mostra solo le voci che corrispondono, con le lettere trovate evidenziate e, in alto, quante sono («3 risultati per “bollo”»). Le voci più adatte sono in cima.

La ricerca è pensata per trovare la voce anche se non ricordi il nome esatto:

Per scegliere fai clic sulla voce, oppure spostati con le frecce ↑ ↓ e premi Invio (o Tab). La × svuota il campo. Se non trovi niente compare «Nessun risultato…»: prova con meno lettere o con un'altra parola. Attenzione: scrivere il nome non basta, la voce va sempre scelta dall'elenco.

Le finestre

Alcune operazioni si fanno in una finestra che si apre sopra la pagina (per esempio «Nuovo cliente»). Le finestre hanno in basso un pulsante per confermare (Salva, Conferma…) e uno per rinunciare (Annulla). Anche il tasto Esc chiude la finestra senza salvare. Fare clic fuori dalla finestra, invece, non la chiude: così non perdi per sbaglio quello che hai scritto.

Le date

Nei campi data puoi scrivere la data a mano nel formato gg/mm/aaaa (per esempio 05/03/2026) oppure fare clic sull'icona del calendario e sceglierla. Il calendario si apre sul mese corrente; con le frecce cambi mese.

Se la connessione si interrompe

Rimborsi Click lavora collegato al server. Se il server si riavvia o la rete ha un attimo di interruzione, compare una finestra che dice che si sta ricollegando. Di solito dopo pochi secondi riparte da solo. Se non riparte, premi F5 per ricaricare la pagina. Quello che non avevi ancora salvato potrebbe andare perso: ricontrolla l'ultima spesa inserita.

Collegare gli altri PC

A cosa serve

Sapere quale indirizzo scrivere nel browser degli altri PC dello studio per usare Rimborsi Click.

Chi lo usa

Tutti. Di solito l'amministratore, quando un collega nuovo inizia a usare Rimborsi Click.

Dove

Menu Collega altri PC. Sul server l'indirizzo compare anche in Dashboard e nella pagina di accesso.

Rimborsi Click è installato solo sul server. Gli altri PC lo usano dal browser, come un sito internet: non si installa niente e i dati sono sempre gli stessi per tutti.

Gli indirizzi

La pagina mostra due indirizzi, per esempio:

• http://SERVER-STUDIO:5080 – con il nome del computer server: è il più comodo, da provare per primo;
• http://192.168.1.11:5080 – con l'indirizzo IP (i numeri): funziona anche quando il nome non viene riconosciuto.

Accanto a ogni indirizzo il pulsante Copia lo copia negli appunti, pronto da incollare in un'email, in una chat o nel browser.

Collegare un altro PC, passo passo

1. Sul server (o su un PC già collegato) apri Collega altri PC e premi Copia accanto al primo indirizzo. Mandalo al collega (email, chat) oppure scrivilo su un foglio.
2. Sull'altro PC apri il browser: Microsoft Edge o Google Chrome.
3. Fai clic nella barra dell'indirizzo, in alto, dove di solito si scrive il nome dei siti.
4. Incolla l'indirizzo (tasto destro › Incolla, oppure Ctrl+V) e premi Invio.
5. Si apre la pagina di accesso di Rimborsi Click: il collega scrive il suo nome utente e la sua password.
6. Per ritrovarla facilmente, premi la stellina ☆ a destra della barra dell'indirizzo per aggiungerla ai preferiti.

Il riquadro in Dashboard

Quando usi Rimborsi Click dal server, in Dashboard compare il riquadro «Come collegare gli altri PC dello studio», con gli stessi indirizzi.

• Istruzioni passo passo apre la pagina Collega altri PC.
• Non mostrare più qui nasconde il riquadro su quel computer. L'indirizzo resta sempre disponibile nella voce di menu Collega altri PC.

Se la pagina non si apre

• Controlla che il computer server sia acceso: Rimborsi Click funziona solo quando il server è acceso.
• Prova con l'indirizzo con i numeri (indirizzo IP) invece del nome del computer.
• Controlla che l'altro PC sia collegato alla stessa rete dello studio (stesso cavo o stesso Wi-Fi). Da casa o da fuori studio Rimborsi Click non è raggiungibile.
• Controlla di aver scritto http:// e non https://, e il numero dopo i due punti (:5080).
• Se ancora non funziona, un antivirus o un firewall potrebbe bloccare la porta 5080: chiedi al tecnico di fiducia.

Dashboard

A cosa serve

Vedere a colpo d'occhio quanti soldi lo studio ha anticipato e non ha ancora chiesto indietro, e quali spese o clienti richiedono attenzione.

Chi la usa

Tutti. È la prima pagina che vedi quando entri.

Dove

Menu Dashboard, oppure il logo in alto a sinistra.

I quattro riquadri

Le due tabelle degli avvisi

• Da addebitare da più di … giorni: le spese ancora non messe in fattura da più giorni della soglia (60 all'inizio). Mostra data, cliente, tipologia, importo e da quanti giorni aspetta. Se sono più di 15, sotto trovi «e altre N voci – vedi la pagina Da fatturare», con il collegamento alla pagina.
• Clienti oltre … €: i clienti che devono allo studio almeno la soglia (500 € all'inizio), con il numero di voci e il totale.

Se tutto è in ordine leggi «Nessuna anticipazione in ritardo.» e «Nessun cliente oltre la soglia.».

Fai clic sul nome di un cliente in una delle tabelle: si apre la pagina Da fatturare già posizionata su quel cliente, pronta per l'addebito.

Le soglie si cambiano in Configurazione › Dati studio e avvisi (vedi il capitolo 18).

Pulsanti

Nuova anticipazione

A cosa serve

Registrare una spesa pagata per un cliente, con la sua ricevuta; oppure aprire, correggere, annullare o ripristinare una spesa già registrata.

Chi la usa

Tutti. È la pagina che userai più spesso.

Dove

Menu Nuova anticipazione, oppure il pulsante Nuova anticipazione in Dashboard e in Anticipazioni. Una spesa già registrata si apre facendo clic sulla sua riga nell'elenco Anticipazioni.

I campi del modulo

I campi con l'asterisco (*) sono obbligatori. Gli estremi della pratica (tipo, data, protocollo) e la descrizione vengono stampati nel prospetto allegato alla fattura: più sono chiari, meno domande farà il cliente.

Pulsanti

Procedura A – Spesa con prezzo di listino (per esempio due visure)

1. Apri Nuova anticipazione. Il cursore è già nel campo Cliente.
2. Scrivi le prime lettere del nome del cliente (per esempio «ross») e fai clic sul cliente giusto nell'elenco.

   

3. Controlla la Data: se la spesa è di un altro giorno, correggila prima di scegliere la tipologia (vedi il riquadro «Da ricordare» qui sotto).
4. Fai clic su Tipologia di spesa e scegli, per esempio, «Visura camerale storica».

   

   L'Importo unitario si compila da solo con il prezzo di listino (sotto compare «Listino: 7,00 €»).
5. Scegli il Mezzo di pagamento, scrivi la Quantità (2) e, se vuoi, una Descrizione. Il Totale si aggiorna da solo.

   

6. Se hai la ricevuta, caricala nel riquadro Giustificativi (vedi la procedura B). Per le visure spesso non serve.
7. Premi Salva. Compare il messaggio verde «Anticipazione salvata.» e il titolo diventa «Anticipazione n. …» con lo stato Da addebitare.

   

Procedura B – Spesa con ricevuta e importo dal giustificativo (per esempio una pratica SUAP)

1. Apri Nuova anticipazione e scegli il cliente. Con la lettura AI attiva puoi anche saltare questo passo: carica la ricevuta e conferma il cliente che Rimborsi Click propone.
2. Trascina la ricevuta (PDF o foto) dentro il riquadro Giustificativi, oppure fai clic sul riquadro e scegli il file dal computer. Il file compare nell'elenco con l'etichetta da salvare: non è ancora stato salvato.

   

3. Scegli la Tipologia (per esempio «Pratica SUAP»): sotto l'importo compare «Importo dal giustificativo». Scrivi l'importo che leggi sulla ricevuta, il mezzo di pagamento e, se ci sono, gli estremi della pratica (tipo, data, protocollo). Se la lettura AI è attiva, questi campi li compila Rimborsi Click: controllali (vedi più avanti).

   

4. Premi Salva. Il giustificativo viene salvato e spostato nella cartella del cliente, con un nome ordinato (data, tipologia, numero).

   

Il cliente riconosciuto dalla ricevuta

Con la lettura AI attiva, se carichi la ricevuta prima di scegliere il cliente Rimborsi Click legge a chi è intestata e cerca il cliente in anagrafica (per nome, partita IVA o codice fiscale):

• se lo trova, compare la finestra Conferma il cliente: premi Sì, è questo cliente oppure No, lo scelgo io;
• se non lo trova, un avviso ti dice a chi è intestata la ricevuta: scegli il cliente nel modulo (o inseriscilo prima in Clienti).

Se invece il cliente l'avevi già scelto e la ricevuta è intestata a un altro soggetto, al salvataggio compare la finestra Ricevuta di un altro soggetto?: potrebbe essere la ricevuta sbagliata. Premi No, controllo per tornare al modulo, oppure Sì, salva se la spesa è davvero di quel cliente (per esempio la visura di un'altra società richiesta da lui).

Ricevute già registrate (doppioni)

Rimborsi Click controlla che la stessa spesa non venga registrata due volte:

• se carichi un file identico a un giustificativo già salvato (anche in un'altra spesa), compare Giustificativo già caricato con la spesa in cui si trova: scegli Non caricarlo oppure Carica comunque;
• se per lo stesso cliente c'è già una spesa con lo stesso protocollo, al salvataggio compare Spesa forse già registrata con il collegamento alla spesa esistente: aprila per controllare, poi scegli Sì, salva o No, controllo.

Procedura C – Più spese dello stesso cliente, una dopo l'altra

1. Compila la prima spesa come sopra.
2. Invece di Salva premi Salva e inserisci un'altra.
3. La spesa viene salvata e il modulo si svuota, ma il cliente resta scelto. Compila la spesa successiva e ripeti.
4. All'ultima premi Salva.

Messaggi che puoi vedere

Se premi Salva e manca qualcosa, i campi obbligatori vuoti diventano rossi con la spiegazione sotto:

Aprire e modificare una spesa già registrata

1. Apri Anticipazioni, trova la spesa (vedi il capitolo 10) e fai clic sulla sua riga. In alternativa, da Da fatturare usa l'icona ↗ accanto alla spesa.
2. Si apre la pagina «Anticipazione n. …» con lo stato accanto al titolo.
3. Se lo stato è Da addebitare, correggi quello che serve: puoi cambiare tutti i campi, anche il cliente, aggiungere o eliminare giustificativi.
4. Premi Salva. Se hai cambiato cliente o tipologia, Rimborsi Click sposta e rinomina da solo i giustificativi nella cartella giusta.

Sotto il modulo leggi chi ha inserito la spesa e quando, e chi l'ha modificata per ultimo. A destra, il riquadro Storico modifiche (facendo clic si apre) mostra tutte le modifiche fatte a questa spesa: chi, quando e cosa è cambiato (valore prima → valore dopo).

Eliminare un giustificativo salvato

1. Apri la spesa (deve essere Da addebitare).
2. Nel riquadro Giustificativi premi il cestino accanto al file.
3. Nella finestra «Elimina allegato» premi Elimina.

Annullare una spesa

Usa Annulla anticipazione quando una spesa è stata registrata per errore, due volte, oppure non va fatta pagare al cliente. La spesa non viene cancellata: resta nell'elenco con lo stato Annullata e il motivo, ma non compare più in «Da fatturare» né nei totali.

1. Apri la spesa (deve essere Da addebitare).
2. In basso a destra premi Annulla anticipazione.
3. Nella finestra scrivi il motivo dell'annullamento (per esempio «Registrata due volte»). Il pulsante di conferma si attiva solo dopo aver scritto qualcosa.

   

4. Premi il pulsante rosso Annulla anticipazione nella finestra. Per rinunciare premi invece Annulla (a sinistra) o Esc.
5. La spesa diventa Annullata; in alto compare il motivo e il modulo diventa di sola lettura.

   

Per ripristinarla, apri la spesa annullata e premi Ripristina: torna Da addebitare e ricompare in «Da fatturare».

Le ricevute di una spesa annullata escono dalla cartella del cliente nell'archivio (restano conservate da Rimborsi Click, fuori dall'archivio), così nella cartella trovi solo le spese vere. Se ripristini la spesa, tornano al loro posto. Allo stesso modo, quando un addebito viene stornato, il PDF di quella fattura viene tolto dalla cartella Fatture del cliente. Se la spesa ha una spesa collegata (per esempio i diritti del deposito bilancio), anche quella viene annullata o ripristinata insieme.

Modificare o annullare una spesa già addebitata in fattura

Una spesa Addebitata è bloccata: il modulo è in sola lettura, non ci sono i pulsanti Salva e Annulla, e in alto un riquadro verde dice in quale fattura è stata riaddebitata (numero e data). Il collegamento PDF allegato alla fattura apre il prospetto con le ricevute di quella fattura.

È una protezione: la spesa è già scritta in una fattura e nel PDF allegato. Se devi davvero correggerla:

1. Chiedi a un amministratore dello studio di stornare l'addebito dalla pagina Addebiti in fattura. Lo storno riporta tutte le spese di quella fattura allo stato «da addebitare».
2. Apri la spesa e correggila (oppure annullala, indicando il motivo).
3. Rifai l'addebito dalla pagina Da fatturare con le spese giuste e scarica il nuovo PDF.
4. Nel tuo programma di fatturazione sistema la fattura: se è già stata inviata al Sistema di Interscambio, di solito serve una nota di credito e una nuova fattura. Chiedi al commercialista come procedere.

La lettura AI dei giustificativi

Se l'amministratore ha attivato la lettura AI, quando carichi una ricevuta Rimborsi Click la fa leggere a un servizio di intelligenza artificiale. Mentre legge vedi «Lettura del giustificativo in corso…». Poi:

• compila da solo data, tipologia, importo (con quantità 1), tipo, data e protocollo della pratica e una descrizione (se hai caricato più ricevute insieme, il modulo lo compila la prima; le altre si applicano con la bacchetta accanto al file);
• mostra sotto il riquadro Dati letti dal giustificativo: tipo di documento, ente, data, numero di ricevuta, pratica, tipologia riconosciuta, intestatario, le singole voci di costo e il totale;
• mostra il messaggio «Dati letti dal giustificativo: verificali prima di salvare.».

Quale data prende la lettura AI

La data della spesa è il giorno in cui lo studio ha sostenuto la spesa: la data del pagamento, della ricevuta o dell'estrazione del documento. Non è la data di cui parla il documento. Esempio: la copia dello «Statuto aggiornato del 24.10.2025» scaricata dal Registro Imprese riporta in alto a destra la data di estrazione, per esempio 04/08/2026: la spesa è del 04/08/2026 (quando lo studio l'ha pagata), mentre il 24/10/2025, la data dell'atto, finisce nel Tipo pratica («Copia statuto aggiornato – atto del 24/10/2025»). Lo stesso vale per visure e certificati. Controlla sempre la data proposta.

Il cliente non viene mai cambiato dalla lettura AI se l'hai già scelto: resta quello che hai scelto tu. Se la ricevuta è intestata a un'altra persona o società (per esempio il legale rappresentante), compare un avviso azzurro: la spesa resta a carico del cliente scelto e l'intestatario viene riportato nella descrizione.

Quando la lettura AI non è attiva, nel riquadro Giustificativi leggi «La lettura automatica dei giustificativi non è attiva…»: scrivi i dati a mano.

Se la lettura AI sbaglia

1. Controlla sempre i campi compilati confrontandoli con la ricevuta, soprattutto importo, data e tipologia.
2. Se un dato è sbagliato, correggilo a mano nel modulo: vale quello che scrivi tu. Poi premi Salva.
3. Se hai fatto confusione con le correzioni, premi Riapplica ai campi per ripartire dai dati letti.
4. Se la lettura sembra del tutto sbagliata (ricevuta sfocata, pagina storta), premi le stelline ✦ accanto al file per farla rileggere, oppure carica una scansione più nitida.
5. Se la tipologia risulta «non riconosciuta», sceglila tu dall'elenco.
6. Se compare un messaggio rosso (per esempio «Lettura AI non configurata…», «OpenRouter ha risposto 402…», «Il modello non ha restituito dati.»), la lettura non è riuscita: compila i dati a mano e avvisa l'amministratore (vedi il capitolo 22).

Carica più ricevute: tante spese in una volta

Quando hai una pila di ricevute di spese diverse (clienti diversi o spese diverse dello stesso cliente) non serve aprire «Nuova anticipazione» per ognuna: menu Carica più ricevute, oppure il collegamento sotto il riquadro Giustificativi. Ogni file diventa una spesa separata.

1. Trascina nel riquadro tutte le ricevute (PDF o foto, massimo 15 MB ciascuna), oppure fai clic e selezionale.
2. Per ogni file compare una riga. Con la lettura AI attiva Rimborsi Click le legge una alla volta («lettura in corso…») e propone cliente, tipologia, mezzo di pagamento, data, importo, protocollo e descrizione. Sotto il cliente riconosciuto leggi «Riconosciuto dalla ricevuta: conferma che sia giusto».
3. Controlla ogni riga con la ricevuta e correggi quello che serve. Gli avvisi gialli segnalano i casi dubbi: cliente non riconosciuto, ricevuta intestata a un soggetto che non è tra i clienti, file già presente nell'elenco o già registrato in un'altra spesa.
4. Premi Conferma e registra sulla riga, oppure Registra tutte le righe pronte in alto. Per le righe con un avviso Rimborsi Click chiede conferma una per una. Le righe registrate diventano grigie con «Registrata» e il collegamento «Apri la spesa N. …».
5. Togli le registrate pulisce l'elenco; la ✕ su una riga toglie quella ricevuta senza registrarla.

Elenco anticipazioni

A cosa serve

Ritrovare, controllare e aprire qualsiasi spesa registrata: da addebitare, addebitata o annullata.

Chi la usa

Tutti.

Dove

Menu Anticipazioni.

I filtri

La × accanto a un filtro lo svuota. Per rivedere tutto, svuota i filtri e premi Cerca.

La tabella

Per ogni spesa vedi data, cliente, tipologia, descrizione (o il protocollo, se la descrizione è vuota), mezzo di pagamento, importo e stato. Lo stato Addebitata – fatt. 128/2026 riporta anche il numero della fattura. L'icona della graffetta indica che la spesa ha dei giustificativi (fermando il mouse vedi quanti).

• In alto a sinistra: quante voci sono in elenco. In alto a destra: il totale (le spese annullate non contano).
• Facendo clic sui titoli Data, Cliente e Importo ordini l'elenco; un secondo clic inverte l'ordine. All'inizio le spese più recenti sono in alto.
• Sotto la tabella scegli quante righe per pagina vedere e passi da una pagina all'altra (50 righe per pagina all'inizio).
• Fai clic su una riga per aprire la spesa.

Esempio: vedere solo le spese ancora da addebitare

1. Apri Anticipazioni.
2. Nel filtro Stato scegli «Da addebitare».
3. Premi Cerca.

   

Pulsanti

Se nessuna spesa corrisponde ai filtri leggi «Nessuna anticipazione trovata.»: allarga il periodo o svuota qualche filtro.

Da fatturare

A cosa serve

Vedere quanto c'è da recuperare da ogni cliente, mettere in fattura le sue spese e ottenere il PDF da allegare alla fattura elettronica. Da qui si stampa anche la situazione in PDF o Excel.

Chi la usa

Chi prepara le fatture dello studio (operatori e amministratori), e chiunque voglia sapere quanto deve un cliente.

Dove

Menu Da fatturare, oppure clic sul nome di un cliente nelle tabelle della Dashboard.

Com'è fatta

• In alto a sinistra c'è il totale da recuperare, cioè la somma delle spese non ancora messe in fattura, e quanti clienti riguarda.
• A sinistra ci sono solo i clienti che hanno almeno una spesa da addebitare. Per ognuno vedi quante voci ha, da quale data, da quanti giorni aspetta la più vecchia e il totale da recuperare. I giorni sono in arancione quando superano la soglia di avviso dello studio (60 giorni all'inizio, vedi capitolo 18). La casella Cerca cliente riduce l'elenco mentre scrivi: puoi scrivere parte del nome, il codice fiscale o la partita IVA, e piccoli errori di battitura sono tollerati.
• A destra, dopo aver fatto clic su un cliente, ci sono le sue spese da addebitare: data, tipologia, descrizione con gli estremi della pratica, importo. Sono già tutte spuntate.
• Sotto la tabella: quante spese sono spuntate e il loro totale.

Se nessun cliente ha spese da addebitare, vedi il messaggio verde «Non ci sono anticipazioni da addebitare.».

Pulsanti

Addebitare le spese in fattura, passo passo

1. Prepara la fattura del cliente nel tuo programma di fatturazione, senza inviarla. Ti servono il suo numero e la sua data.
2. In Rimborsi Click apri Da fatturare e fai clic sul cliente a sinistra (puoi cercarlo scrivendo il nome).
3. A destra controlla le spese. Togli la spunta a quelle che non vuoi mettere in questa fattura. Il totale sotto si aggiorna.

   

4. Scrivi nella fattura, nel tuo programma di fatturazione, una riga per il rimborso delle spese anticipate con il totale che vedi in Rimborsi Click (di solito come spese escluse dall'IVA ai sensi dell'art. 15 del DPR 633/72: chiedi al commercialista come preferisce). Se tra le spese ce ne sono di tipologie impostate con IVA 22%, sotto l'importo leggi «+ IVA 22% = …» e il totale è IVA compresa: in fattura metti quelle spese in una riga imponibile a parte (il prospetto PDF le separa già, con imponibile, IVA e totale).
5. In Rimborsi Click premi Addebita in fattura. Si apre la finestra «Addebito in fattura», che riepiloga quante spese, il totale e il cliente.
6. Scrivi il Numero fattura (esattamente come nel programma di fatturazione, per esempio 128/2026) e controlla la Data fattura.

   

7. Premi Conferma addebito (si attiva dopo aver scritto il numero). Per rinunciare premi Annulla: le spese restano da fatturare.
8. Rimborsi Click registra l'addebito e prepara il PDF (vedi «Preparazione del PDF con i giustificativi…»). Poi si apre la finestra «Allegato per la fattura elettronica».

   

9. Premi Scarica: il PDF si apre in una nuova scheda; salvalo (o trovalo nella cartella Download).
10. Nel tuo programma di fatturazione allega il PDF alla fattura elettronica e inviala.
11. In Rimborsi Click premi Chiudi. Le spese addebitate spariscono da «Da fatturare» e le ritrovi in Addebiti in fattura.

La finestra «Allegato per la fattura elettronica»

Cosa c'è nel PDF

La prima pagina è il prospetto: in alto i dati dello studio (quelli di Dati studio e avvisi), poi il cliente, il numero e la data della fattura, e la tabella delle spese con data, tipologia, descrizione, estremi della pratica, quantità, importo e totale.

Seguono le copie dei giustificativi, una dopo l'altra, ognuna con una didascalia in alto («Giustificativo 1 – tipologia del giorno – nome del file»). Le foto vengono messe in pagina automaticamente.

Quanto c'è da recuperare: la stampa della situazione

Questa pagina è anche il riepilogo di quanto lo studio ha anticipato e non ha ancora addebitato: il totale in alto a sinistra e, cliente per cliente, i totali dell'elenco. Serve per un controllo a fine mese o a fine anno, o per rispondere a un cliente che chiede quanto deve. Per conservarla o mandarla, stampala in PDF:

1. Se vuoi il PDF di un solo cliente, fai prima clic su di lui nell'elenco a sinistra.
2. Premi PDF in alto a destra: si apre la finestra «Stampa la situazione in PDF».

   

3. In Situazione al scegli la data, per esempio il 31/12: conta solo le spese fino a quel giorno. Lasciala vuota per averle tutte.
4. Se avevi scelto un cliente, decidi se stampare Tutti i clienti o Solo quel cliente.
5. Premi Apri PDF: il documento si apre in una nuova scheda, da cui puoi stamparlo o salvarlo.

   

La fattura proforma di un cliente

Prima di emettere la fattura vera nel programma di fatturazione può servire una fattura proforma: un PDF con tutte le spese ancora da addebitare di un cliente, divise tra spese escluse da IVA (art. 15) e spese con IVA, con il totale da addebitare. È utile per mandarla al cliente prima della fattura o per copiarne gli importi nel gestionale.

La proforma si chiede all'assistente: scrivi per esempio «Genera la fattura proforma per la Farmacia Colombo». Serve solo la data (se non la dici, è oggi): non serve il numero della fattura. L'assistente mostra il pulsante per scaricare il PDF, che si apre in una nuova scheda del browser da cui puoi stamparlo o salvarlo. Il PDF è unico: prima il prospetto delle spese, poi le copie di tutti i giustificativi, pronto da mandare al cliente. Per le visure il prospetto riporta la società e la data della visura.

Messaggi e avvisi

Addebiti in fattura

A cosa serve

Ritrovare le fatture in cui hai già addebitato delle spese, riscaricare i PDF e, se serve, stornare un addebito sbagliato.

Chi la usa

Tutti per consultare e scaricare; lo storno solo gli amministratori dello studio.

Dove

Menu Addebiti in fattura.

Ogni riga è un addebito fatto dalla pagina «Da fatturare»: data e numero della fattura, cliente, totale delle spese addebitate e chi l'ha registrato. La casella Cerca per cliente o numero fattura riduce l'elenco mentre scrivi.

Pulsanti

Stornare un addebito

Lo storno serve quando hai sbagliato qualcosa: numero o data della fattura, spese in più o in meno, o una spesa addebitata va corretta.

1. Apri Addebiti in fattura e trova la fattura (cerca il numero o il cliente).
2. Premi la freccia rossa a fine riga.
3. Leggi la domanda «Stornare l'addebito della fattura n. … (… €)? Le anticipazioni torneranno da addebitare.» e premi Storna (oppure Annulla per rinunciare).

   

4. Compare «Addebito stornato.». L'addebito sparisce dall'elenco e tutte le sue spese ricompaiono in «Da fatturare», modificabili.
5. Correggi quello che serve e rifai l'addebito dalla pagina «Da fatturare».

Clienti

A cosa serve

Tenere l'anagrafica dei clienti dello studio: creare, cercare, correggere e disattivare i clienti.

Chi la usa

Tutti.

Dove

Menu Clienti.

Ogni studio ha i suoi clienti. Puoi inserirli uno per volta oppure importarli tutti insieme da un file Excel (vedi il capitolo 14).

Pulsanti e comandi

La tabella mostra ragione sociale, codice cliente, codice fiscale, partita IVA, città con la provincia ed email (o PEC). Si possono ordinare le colonne facendo clic sui titoli; sono mostrati 25 clienti per pagina.

Creare un cliente

1. Premi Nuovo cliente. Si apre la scheda «Nuovo cliente».

   

2. Compila almeno la Ragione sociale / Nominativo. Gli altri campi sono facoltativi, ma il codice fiscale o la partita IVA aiutano a non creare doppioni.

   

3. Premi Salva. Compare «Cliente salvato.». Per rinunciare premi Annulla o Esc.

I campi della scheda cliente

Se esiste già un cliente con lo stesso codice fiscale o la stessa partita IVA, compare l'avviso arancione «Esiste già un cliente con lo stesso codice fiscale o partita IVA.». Il cliente viene salvato lo stesso: controlla di non aver creato un doppione.

Cercare e correggere un cliente

1. Scrivi nella casella Cerca una parte del nome, del codice fiscale, della partita IVA o della città.

   

2. Fai clic sulla riga del cliente: si apre la sua scheda.
3. Correggi i dati e premi Salva. Le spese già registrate restano collegate al cliente; il nuovo nome compare anche nei prospetti futuri.

Disattivare un cliente

I clienti non si cancellano: si disattivano. Un cliente disattivato non compare più quando scegli il cliente di una nuova spesa, ma tutte le sue spese e i suoi addebiti restano consultabili. Serve per i clienti che lo studio non segue più.

1. Apri la scheda del cliente.
2. Spegni l'interruttore Cliente attivo e premi Salva.
3. Per rivederlo nell'elenco accendi Mostra disattivati. Per riattivarlo, riaccendi Cliente attivo e salva.

La cartella del cliente

Appena salvi un cliente nuovo (a mano, importandolo da Excel o con Sheldon IA) Rimborsi Click crea da solo la sua cartella nell'archivio dello studio, con il nome del cliente; se ci sono due clienti con lo stesso nome, la cartella del secondo porta anche la partita IVA o il codice fiscale. Dentro trovi le ricevute (con nomi ordinati: data, tipologia e numero della spesa) e la sottocartella Fatture con i PDF degli addebiti. Non serve aprirla: tutto si consulta da Rimborsi Click. Dove si trova l'archivio lo decide l'amministratore (vedi il capitolo 18).

Importare i clienti da Excel

A cosa serve

Caricare in un colpo solo tutti i clienti da un file Excel (per esempio esportato dal programma di contabilità), oppure aggiornare quelli già presenti.

Chi la usa

Tutti; di solito si fa una volta sola, all'inizio.

Dove

Menu Clienti → pulsante Importa da Excel.

L'importazione si fa in tre passi, indicati in alto: File, Abbinamento colonne, Verifica e importa. Nulla viene salvato fino all'ultimo pulsante Importa.

Preparare il file

• Il file deve essere un .xlsx (Excel moderno), al massimo di 10 MB. Viene letto il primo foglio.
• La prima riga deve contenere i titoli delle colonne (per esempio «Ragione sociale», «Partita IVA»…). Dalla seconda riga, un cliente per riga.
• L'unica colonna indispensabile è quella del nome (ragione sociale o nominativo).
• Se non hai un file, premi Scarica modello Excel: ottieni un file con le colonne giuste già pronte da riempire.

Passo 1 – File

1. Nella pagina Clienti premi Importa da Excel.

   

2. Premi il pulsante per scegliere il file e seleziona il tuo .xlsx. Rimborsi Click lo legge e ti dice quante righe ha trovato; poi passa da solo al passo 2.

   

Messaggi possibili: «Il foglio Excel è vuoto.» (il primo foglio non ha dati) oppure «Impossibile leggere il file: …» (il file non è un .xlsx valido: aprilo in Excel e salvalo con «Salva con nome» → «Cartella di lavoro di Excel (.xlsx)»).

Passo 2 – Abbinamento colonne

Qui dici a Rimborsi Click quale colonna del tuo file corrisponde a ogni dato. Rimborsi Click prova a indovinarlo dai titoli: di solito devi solo controllare.

1. Per ogni dato (Ragione sociale / Nominativo, Codice cliente, Codice fiscale, Partita IVA, Indirizzo, CAP, Città, Provincia, Email, PEC, Telefono, Note) controlla la colonna scelta. Se un dato non c'è nel file, lascia la casella vuota.
2. La Ragione sociale / Nominativo è obbligatoria: se manca, compare «Indicare la colonna della ragione sociale.».
3. Scegli se accendere Aggiorna i clienti già presenti (stesso codice fiscale, partita IVA o nome):
   • spento: i clienti che esistono già vengono saltati, si aggiungono solo i nuovi;
   • acceso: i clienti già presenti vengono aggiornati con i dati del file. Le celle vuote del file non cancellano i dati già presenti.
4. Premi Verifica.

Passo 3 – Verifica e importa

In alto quattro contatori: Nuovi, Da aggiornare, Saltati (duplicati), Errori. Sotto, per ogni riga del file: numero di riga, esito, ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, città e una nota. Le note possibili:

1. Se qualcosa non va, premi Indietro e cambia l'abbinamento, oppure correggi il file e ricomincia. Il pulsante Excel scarica questa verifica, utile per correggere il file.
2. Se tutto è a posto premi Importa. Compare «Import completato: N clienti inseriti, M aggiornati.» e torni all'elenco clienti.

Chiedi a Sheldon IA: l'assistente

A cosa serve

Fare domande a Rimborsi Click con parole tue, come le faresti a un collega: quanto deve un cliente, cosa c'è da fatturare, come si fa una certa cosa. E, soprattutto, fargli fare le operazioni: tutto quello che puoi fare dalle pagine del programma, l'assistente lo prepara e tu lo confermi.

Chi lo usa

Tutti gli utenti. Vede solo i dati dello studio su cui stai lavorando e può fare solo quello che puoi fare tu: un operatore non può cambiare il listino, un amministratore dello studio non può creare utenti, e così via.

Dove

Il pulsante ✦ Chiedi a Sheldon IA nella barra blu in alto, oppure i tasti Ctrl+K: su tutte le pagine.

Sheldon IA è l'assistente IA dello Studio Pizzano, integrato in Rimborsi Click. Lavora come un collega che usa Rimborsi Click al posto tuo: le pagine del programma restano tutte lì, ma puoi anche solo chiedere. Dietro le quinte usa lo stesso servizio di intelligenza artificiale della lettura dei giustificativi, quindi funziona solo se l'amministratore l'ha attivato.

Tre cose che sa fare:

1. Rispondere sui numeri dell'archivio: spese, clienti, fatture, totali, per periodo o per tipologia. I conti li fa sempre Rimborsi Click, non l'intelligenza artificiale: i totali sono gli stessi che vedi nelle pagine.
2. Spiegare come si fa qualcosa nel programma: cerca la risposta in questo manuale, te la riassume in passi numerati e ti dà il pulsante per aprire la pagina giusta.
3. Fare le operazioni al posto tuo: registrare, correggere, annullare una spesa, allegare una ricevuta, addebitare in fattura, stornare, gestire i clienti, preparare PDF ed Excel e, se hai i permessi, anche listino, impostazioni, utenti e backup. Ti mostra sempre un riepilogo e non cambia nulla finché non premi Conferma.

Aprire e chiudere l'assistente

1. Fai clic sul pulsante ✦ Chiedi a Sheldon IA nella barra blu in alto (oppure premi insieme i tasti Ctrl e K). Al centro dello schermo si apre la finestra dell'assistente; la pagina su cui eri resta dietro, un po' sfocata.
2. Scrivi la domanda nella casella in basso «Scrivi la tua domanda e premi Invio…» e premi Invio sulla tastiera (oppure il pulsante blu con la freccia ➤).
3. Mentre l'assistente lavora vedi un cerchio che gira e una frase che dice cosa sta facendo («Cerco nelle anticipazioni…», «Cerco nel manuale…»). Poi la risposta compare man mano che viene scritta, parola dopo parola: puoi cominciare a leggerla subito, senza aspettare la fine. Di solito servono pochi secondi.
4. Per chiudere la finestra premi la X in alto a destra, oppure il tasto Esc.

Le domande di esempio sono dei pulsanti: fai clic e la domanda parte subito. Quelle che finiscono con «…per il cliente» invece scrivono solo l'inizio della frase nella casella: completala con il nome del cliente e premi Invio.

I pulsanti della finestra

Fare domande sui numeri

Scrivi come parleresti a un collega. Non servono parole speciali e non importa se scrivi il nome del cliente solo in parte («Rossi» invece di «Rossi Costruzioni Srl»).

La risposta ha due parti: sopra una spiegazione breve con i numeri più importanti, sotto una o più tabelle con il dettaglio preso dall'archivio. Se ti serve il dettaglio preciso, fidati delle tabelle: sono calcolate da Rimborsi Click, esattamente come nelle pagine «Da fatturare» e «Anticipazioni».

Esempi di domande che funzionano bene

Chiedere come si fa

Per ogni dubbio sul programma chiedi pure all'assistente: cerca in questo manuale, ti risponde con i passi da fare e ti dà il pulsante per andare subito alla pagina.

Esempi: «Come si annulla una spesa sbagliata?», «Come allego una ricevuta?», «Come faccio a collegare un altro computer?», «Cosa vuol dire addebitata?», «Dove cambio il prezzo della marca da bollo?».

Non servono le parole esatte del manuale: se chiedi della «fattura» trova anche il capitolo sugli «addebiti», se chiedi del «backup» trova anche le «copie di sicurezza».

Fargli fare le operazioni

L'assistente può fare tutto quello che puoi fare tu dalle pagine del programma. Ecco le operazioni più comuni:

Se sei amministratore dello studio l'assistente può anche creare e modificare tipologie e prezzi di listino («La visura storica da oggi costa 7 €», «Da oggi la visura camerale va addebitata con IVA»), mezzi di pagamento («Aggiungi la carta aziendale Intesa»), dati dello studio e soglie degli avvisi, e cercare nel registro attività («Chi ha modificato la spesa N. 23?»). Se sei amministratore generale anche studi, utenti e permessi («Crea l'utente Luca Neri, operatore dello studio Bianchi»), lettura AI e backup («Fai subito un backup», «Scarica l'ultimo backup»). Il ripristino di un backup invece non si fa dall'assistente: segui il capitolo 23.

1. Scrivi cosa vuoi registrare, con tutti i dati che conosci (cliente, cosa, quando, quanto, come l'hai pagata).
2. Se manca qualcosa di indispensabile, o se un nome corrisponde a più clienti o tipologie, l'assistente te lo chiede: rispondi nella casella.
3. Compare un riquadro con il bordo blu e il riepilogo di quello che verrà registrato. Le eventuali righe gialle sono avvisi da leggere con attenzione (per esempio un importo diverso dal listino, una data nel futuro, altre spese dello stesso cliente rimaste fuori dalla fattura).
4. Se è tutto giusto premi ✓ Conferma: solo adesso l'operazione viene registrata. Il riquadro diventa verde e compare il link Apri per vederla.
5. Se qualcosa non va premi ✕ Annulla: non viene registrato nulla. Poi scrivi all'assistente cosa cambiare («la data è ieri», «erano 2, non 3»): preparerà una nuova proposta.

Allegare una ricevuta

Puoi dare all'assistente la ricevuta di una spesa e fargli fare tutto il resto:

1. Premi la graffetta 📎 a sinistra della casella di testo e scegli il file dal computer (PDF o foto JPG, PNG, WEBP; massimo 15 MB). Se prima scrivi qualcosa nella casella («è la visura per Rossi»), viene inviato insieme al file.
2. L'assistente legge la ricevuta con la lettura AI e ti mostra i dati trovati: tipologia, data, importo, protocollo, intestatario e cliente corrispondente.
3. Poi prepara la registrazione della spesa con la ricevuta già allegata. Controlla il riepilogo (c'è anche la riga «Giustificativo» con il nome del file) e premi ✓ Conferma.

Se la spesa è già registrata, dillo («è la ricevuta della spesa N. 40»): l'assistente aggiunge il file a quella spesa. Il file viene salvato nell'archivio dei giustificativi, nella cartella del cliente, come quando lo carichi dalla scheda della spesa.

Con la graffetta puoi anche allegare un file Excel di clienti (.xlsx): l'assistente ti mostra quanti ne importerebbe e, alla conferma, li inserisce (vedi il capitolo 14 per come preparare il file).

Password e chiavi: i campi protetti

Alcune operazioni hanno bisogno di una password o di una chiave: cambiare la tua password, creare un utente o cambiargli la password, inserire la chiave OpenRouter. In questi casi la scheda di conferma contiene dei campi protetti 🔒, dove scrivi il dato direttamente: i caratteri compaiono come puntini e il dato non viene mai inviato all'intelligenza artificiale.

Chi ha fatto cosa: il registro attività

Le operazioni confermate dall'assistente risultano fatte da te, con l'aggiunta «(tramite assistente)». Le vedi così nel registro attività e nello storico delle modifiche di ogni spesa. Nel campo «Anticipato da» della spesa c'è il tuo nome, come quando la registri a mano.

Cosa l'assistente non fa

• Non fa niente da solo: ogni operazione che cambia i dati aspetta il tuo «Conferma».
• Non va oltre i tuoi permessi: se chiedi qualcosa riservato agli amministratori, ti dice a chi rivolgerti.
• Non vede i dati degli altri studi: lavora solo sullo studio indicato nella barra in alto (per cambiarlo, chiedi «Passa allo studio …»).
• Non modifica spese già addebitate: prima va stornato l'addebito (glielo puoi chiedere).
• Non ripristina i backup: è un'operazione da fare sul server, come spiegato nel capitolo 23.
• Non risponde a domande che non riguardano Rimborsi Click (meteo, notizie, consulenze fiscali…).

Se l'assistente non è attivo

Se aprendo la finestra leggi «L'assistente non è ancora attivo», la casella per scrivere è grigia. L'amministratore dell'installazione deve inserire la chiave OpenRouter e accendere «Abilita l'intelligenza artificiale» nella pagina Amministrazione › Lettura AI (OpenRouter), come spiegato nel capitolo 22. La stessa chiave fa funzionare sia la lettura delle ricevute sia l'assistente; ogni domanda costa pochi centesimi o meno.

Messaggi che possono comparire

Tipologie di spesa e listino

A cosa serve

Definire i tipi di spesa che lo studio anticipa e, per quelli a prezzo fisso, il prezzo di listino con la data da cui vale.

Chi la usa

Amministratori dello studio (sezione Configurazione).

Dove

Menu Configurazione → Tipologie e listino.

Tre tipi di importo

La tabella mostra per ogni tipologia il numero (la posizione nell'elenco), la descrizione, il tipo di importo, il prezzo attuale (quello valido oggi), come si addebita l'IVA («Esclusa (art. 15)», «+ IVA 22%» oppure «+ cassa + IVA 22%»), il mezzo con cui si paga, l'eventuale spesa aggiunta in automatico e lo stato (Attiva / Disattivata). Fai clic su una riga per modificarla.

Le tipologie già pronte comprendono le marche da bollo da 16 € e da 2 € (con il loro prezzo di listino) e l'F24 addebitato sul conto dell'intermediario: l'F24 che lo studio, come intermediario Entratel, paga per il cliente con addebito sul proprio conto. Se carichi la quietanza F24, la lettura AI (capitolo 22) ne ricava saldo, data, protocollo telematico e tributi.

Creare una tipologia

1. Premi Nuova tipologia.

   

2. Scrivi la Descrizione (obbligatoria), per esempio «Visura camerale ordinaria».
3. Posizione nell'elenco: 1 = compare per prima quando scegli la tipologia di una spesa. Metti in cima quelle che usi di più. Le altre tipologie si rinumerano da sole (1, 2, 3…) e scalano di un posto: non devi correggerle una per una.
4. Scegli Importo da listino, Importo dal giustificativo (lettura AI) oppure Causale libera (spese fuori listino).
5. Se è da listino, scrivi il prezzo: in Prezzo valido dal la data da cui vale, in Importo (€) il prezzo di una unità. Non serve nessun altro pulsante: il prezzo viene salvato quando premi Salva.
6. Facoltativo: in Si paga sempre con scegli il mezzo abituale (per esempio Telemaco per le pratiche camerali): nelle nuove spese viene proposto da solo.
7. Facoltativo: in Aggiungi sempre anche scegli una tipologia da registrare in automatico insieme a questa (per esempio, per il deposito bilancio, i diritti di 2,50 € + IVA). Nella nuova spesa compare la casella «Aggiungi anche …», già spuntata.
8. Lascia spento «Addebita con IVA 22% (imponibile)», a meno che lo studio non abbia deciso diversamente (vedi sotto).
9. Lascia acceso Tipologia attiva e premi Salva. Compare «Tipologia salvata.».

Spese addebitate con IVA 22% (facoltativo)

Di norma le spese che lo studio anticipa per il cliente sono escluse da IVA (art. 15, comma 1, n. 3, DPR 633/72) e al cliente si chiede esattamente quanto è stato pagato. Alcuni studi però preferiscono addebitare certe spese come imponibili IVA. Rimborsi Click lo permette tipologia per tipologia. Per tutte le tipologie l'IVA è spenta finché non la accendi tu.

1. Apri la tipologia facendo clic sulla sua riga.
2. Accendi Addebita con IVA 22% (imponibile). Compare un avviso giallo con un esempio: 10,00 € + 2,20 € = 12,20 €.
3. Se lo studio ha attivato la cassa previdenziale (Dati studio), puoi accendere anche Applica la maggiorazione cassa previdenziale: l'esempio diventa importo + cassa + IVA 22% calcolata su importo e cassa.
4. Premi Salva. Nell'elenco la tipologia mostra «+ IVA 22%» (o «+ cassa + IVA 22%»).

• L'IVA si calcola come in fattura: sul totale imponibile delle spese con IVA, arrotondato al centesimo.
• Se accendi o spegni l'IVA, cambiano anche le spese di quella tipologia ancora da addebitare. Quelle già addebitate in fattura restano come erano.

Cambiare un prezzo da una certa data

Quando la Camera di Commercio o un ente cambia una tariffa, non correggere il prezzo vecchio: aggiungine uno nuovo con la data da cui vale. Così le spese passate mantengono il prezzo giusto e quelle nuove prendono il nuovo.

1. Apri la tipologia facendo clic sulla sua riga.
2. In Nuovo prezzo dal scegli la data da cui vale la nuova tariffa (per esempio 01/01/2027).
3. In Importo (€) scrivi il nuovo prezzo.

   

4. Premi Salva: il nuovo prezzo entra nel listino, in ordine di data, e la finestra si chiude.

Ogni prezzo vale dalla sua data fino al giorno prima del prezzo successivo. Una spesa del 15/03/2026 prende il prezzo con la data più recente non successiva al 15/03/2026.

• Se scrivi un prezzo con una data che c'è già, il vecchio prezzo di quella data viene sostituito.
• Il cestino accanto a un prezzo lo toglie dal listino (vale dal momento in cui premi Salva).
• Se una spesa ha una data precedente al primo prezzo, sotto l'importo compare «Nessun prezzo di listino per questa data» e l'importo va scritto a mano.
• Cambiare il listino non modifica le spese già registrate: il prezzo viene preso solo quando si sceglie la tipologia.

Disattivare una tipologia

Le tipologie non si cancellano. Spegni Tipologia attiva e salva: non comparirà più tra le scelte delle nuove spese, ma resta nelle spese già registrate.

Mezzi di pagamento

A cosa serve

Elencare i modi in cui lo studio paga le spese: carta di credito, conto Telemaco, contanti, bonifico…

Chi la usa

Amministratori dello studio.

Dove

Menu Configurazione → Mezzi di pagamento.

Comandi

Dati studio e avvisi

A cosa serve

Inserire l'intestazione dello studio stampata nei PDF, scegliere dove salvare l'archivio delle ricevute e impostare le soglie degli avvisi in Dashboard.

Chi la usa

Amministratori dello studio.

Dove

Menu Configurazione → Dati studio e avvisi.

Intestazione

Sono i dati che compaiono in alto nei PDF (prospetto per la fattura e situazione da recuperare): Denominazione (obbligatoria), Partita IVA, Codice fiscale, Indirizzo, CAP, Città, Prov., Email, Telefono. La denominazione compare anche in alto nella barra di Rimborsi Click, dal prossimo accesso.

Cassa previdenziale

Per studi professionali e società tra professionisti: sulle spese addebitate con IVA si può aggiungere la maggiorazione della cassa previdenziale (per esempio il 4%), che entra nell'imponibile IVA. Accendi Cassa previdenziale, scrivi l'aliquota e, se vuoi, la descrizione che compare nei PDF. Un riquadro mostra un esempio su 10,00 €. Poi, in Tipologie e listino, accendi «Applica la maggiorazione cassa previdenziale» sulle tipologie interessate. Se cambi l'aliquota, si aggiornano le spese ancora da addebitare; quelle già in fattura restano com'erano.

Archivio dei giustificativi

Il campo Cartella sul server dice dove Rimborsi Click salva le ricevute e i PDF delle fatture, divisi in una cartella per cliente. Puoi scrivere il percorso a mano oppure sceglierlo con il pulsante Sfoglia… (o con l'icona della cartella nel campo).

• Vuoto (consigliato se non hai esigenze particolari): Rimborsi Click usa la sua cartella dati, in C:\ProgramData\GestioneAnticipazioni\allegati\. Viene salvata dal backup.
• Una cartella a tua scelta sul computer dove è installato Rimborsi Click, per esempio D:\Archivio\Anticipazioni: comoda se vuoi che le ricevute stiano con gli altri documenti dello studio. Sotto il campo vedi un esempio del percorso che avranno i file.

Messaggi possibili sulla cartella:

Scegliere la cartella con «Sfoglia»

Sfoglia… apre una finestra simile a Esplora file che mostra i dischi e le cartelle del PC server (il computer dove è installato Rimborsi Click, non il tuo, se lavori da un altro PC). Si vedono solo le cartelle, mai i file.

1. Premi Sfoglia….
2. Premi Questo PC e fai clic sul disco che vuoi usare (per esempio D:).
3. Apri con un clic le cartelle fino a quella giusta; se non esiste, premi Nuova cartella e creala (per esempio «Archivio Rimborsi Click»).
4. Premi Usa questa cartella: il percorso compare nel campo.
5. Premi Salva nella pagina.

Se una cartella non si apre, compare «Il programma non ha il permesso di aprire questa cartella»: scegline un'altra.

Spostare l'archivio in un'altra cartella

1. Scrivi la nuova cartella nel campo Cartella sul server, oppure sceglila con Sfoglia… (o svuota il campo per tornare alla cartella predefinita), e premi Salva.
2. Si apre la finestra «Nuova cartella dell'archivio», che chiede se spostare nella nuova cartella i giustificativi già archiviati.
3. Premi Sposta (consigliato): compare «Spostamento dei giustificativi in corso…» e poi «Spostati N …». Se preferisci lasciare i vecchi file dove sono, premi Non spostare: i file nuovi andranno nella nuova cartella.
4. Se alcuni file non si riescono a spostare (per esempio perché aperti in un altro programma), un messaggio lo dice: chiudi i file e ripeti il salvataggio.

Soglie di avviso

Decidono quando la Dashboard ti avvisa:

Premi Salva: compare «Dati dello studio salvati. Il nuovo nome compare in alto dal prossimo accesso.».

Registro attività

A cosa serve

Vedere chi ha fatto cosa e quando: ogni inserimento, modifica, annullamento, addebito, storno e modifica della configurazione.

Chi la usa

Amministratori dello studio.

Dove

Menu Configurazione → Registro attività.

Filtri

Ogni riga mostra data e ora, utente, operazione (inserimento, modifica, annullamento…), il dato con il suo numero e una descrizione. Sono mostrate al massimo le 1000 attività più recenti: se compare l'avviso, restringi il periodo.

Vedere il dettaglio di una modifica

1. Fai clic su una riga: si apre il dettaglio con ogni campo cambiato, prima → dopo.

   

2. Se riguarda una spesa, il collegamento Apri l'anticipazione la apre.

Studi

A cosa serve

Gestire più studi (per esempio due studi associati o due società di servizi) nella stessa installazione, ognuno con i suoi clienti, spese, listini e archivio.

Chi la usa

Solo l'amministratore dell'installazione.

Dove

Menu Amministrazione → Studi.

Gli studi sono completamente separati: chi lavora in uno studio non vede i dati degli altri. Un utente può però essere abilitato a più studi, anche con ruoli diversi.

Creare un nuovo studio

1. Premi Nuovo studio, scrivi la denominazione e premi Conferma.

   

2. Compare «Studio creato. Associa gli utenti dalla pagina Utenti.».

   

3. Vai in Utenti e abilita al nuovo studio le persone che ci lavoreranno.
4. Entra nel nuovo studio (vedi sotto) e completa la sua configurazione: dati studio, tipologie, mezzi di pagamento, clienti. Il nuovo studio parte con le tipologie e i mezzi di pagamento predefiniti.

Colonne e comandi

Passare da uno studio all'altro

Se sei abilitato a più studi, in alto nella barra compare il nome dello studio in cui stai lavorando con una freccia.

1. Fai clic sul nome dello studio in alto.
2. Scegli l'altro studio dall'elenco.

   

3. Rimborsi Click ricarica la pagina: ora vedi clienti, spese e configurazione dell'altro studio.

   

Utenti e permessi

A cosa serve

Creare gli accessi per i colleghi, decidere in quali studi possono lavorare e con quale ruolo, reimpostare una password dimenticata, sbloccare o disattivare un utente.

Chi la usa

Solo l'amministratore dell'installazione.

Dove

Menu Amministrazione → Utenti.

Per ogni utente vedi il nome utente, il nome, gli studi in cui lavora (con «(admin)» se ne è amministratore, oppure «Amministratore installazione») e lo stato: Attivo, Disattivato, oppure «· bloccato» se ha sbagliato troppe volte la password. La matita ✎ apre la scheda dell'utente.

I tre ruoli

Operatore e amministratore studio si assegnano studio per studio: la stessa persona può essere amministratore di uno studio e operatore di un altro. L'amministratore dell'installazione può fare tutto in tutti gli studi.

Se un utente apre l'indirizzo di una pagina che non gli è permessa, vede «Non hai i permessi per questa operazione…» con il collegamento Torna alla dashboard.

Creare un utente

1. Premi Nuovo utente.

   

2. Compila i campi:

   Campo	Cosa scrivere
   Nome utente *	Quello che il collega scriverà per entrare: una parola senza spazi, per esempio mario.rossi. Dopo non si può più cambiare.
   Nome e cognome *	Compare in alto a destra, nel campo «Anticipato da» e nel Registro attività.
   Email (facoltativa)	Serve per mandargli per email, subito dopo il salvataggio, nome utente e password provvisoria.
   Password iniziale	Almeno 8 caratteri, con lettere minuscole e almeno un numero. Mentre scrivi, sotto il campo leggi cosa manca; l'occhio 👁 la mostra. Il pulsante Genera ne crea una sicura e facile da dettare (per esempio tre sillabe e numeri separati da trattini).
   Dovrà cambiarla al primo accesso	Spuntata (consigliato): al primo accesso il collega deve scegliere una password sua prima di poter lavorare.
   Utente attivo	Acceso: può entrare. Spento: non può più entrare.
   Amministratore dell'installazione	Accendilo solo per chi deve gestire utenti, studi, backup e lettura AI.

3. In Studi a cui ha accesso spunta la casella Accesso di ogni studio in cui lavorerà, e per ognuno scegli il Ruolo: Operatore o Amministratore studio.

   

4. Premi Salva (si attiva solo quando nome utente e password sono corretti). Compare «Utente salvato.» e si apre la finestra Comunica l'accesso al collega con l'indirizzo di Rimborsi Click, il nome utente e la password provvisoria:
   • Invia per email: apre il tuo programma di posta (Outlook, Posta di Windows…) con il messaggio già scritto e indirizzato all'email del collega. Controllalo e premi Invia nel programma di posta. Se l'email non l'avevi scritta nella scheda, scrivila nel campo «Email del collega».
   • Copia il messaggio: copia lo stesso testo, da incollare (Ctrl+V) in una chat o in un documento.
   • Fatto chiude la finestra. Per sicurezza la password non verrà più mostrata: se il collega la perde, generane una nuova.

   

Messaggi possibili: «Associare l'utente ad almeno uno studio.» (spunta almeno uno studio, oppure rendilo amministratore dell'installazione), «Il nome utente '…' è già in uso.», un avviso se il nome utente contiene spazi o caratteri non ammessi, e le regole della password se è troppo semplice.

Password dimenticata o utente bloccato

Dopo 5 password sbagliate di fila l'utente viene bloccato per 10 minuti (vedi il capitolo 5). Se non vuole aspettare, o se ha dimenticato la password:

1. Apri Utenti e premi la matita accanto al suo nome.
2. Premi Genera (oppure scrivi una password nel campo Nuova password (lascia vuoto per non cambiarla)) e lascia spuntato Dovrà cambiarla al primo accesso.
3. Premi Salva. L'utente viene anche sbloccato. Nella finestra che compare puoi mandargli la password temporanea con Invia per email o copiarla: al primo accesso gli verrà chiesto di sceglierne una sua.

Se la password l'ha dimenticata l'amministratore

Se nessun amministratore riesce più a entrare, la password si reimposta dal computer server (quello su cui è installato Rimborsi Click):

1. Sul server apri il menu Start e cerca Rimborsi Click – Reimposta password. Windows chiede il permesso di amministratore: rispondi Sì.
2. Nella finestra nera compare l'elenco degli utenti: scrivi il numero (o il nome utente) e premi Invio.
3. Compare una password temporanea: scrivila e premi Invio per chiudere. L'utente viene anche sbloccato.
4. Entra in Rimborsi Click con quella password: ti verrà chiesto subito di sceglierne una nuova.

Cambiare ruoli e studi, disattivare

• Per cambiare gli studi o il ruolo, apri la scheda con la matita, cambia le spunte o il ruolo e salva.
• Quando un collega lascia lo studio, non cancellarlo: spegni Utente attivo e salva. Non potrà più entrare, ma il suo nome resta nelle spese e nel registro.
• Quando modifichi un utente, se in quel momento è collegato dovrà rientrare: i nuovi permessi valgono dal nuovo accesso.
• Non puoi disattivare te stesso né toglierti il ruolo di amministratore dell'installazione: quegli interruttori sono grigi nella tua scheda. Serve sempre almeno un amministratore.

Lettura AI dei giustificativi

A cosa serve

Attivare la lettura automatica delle ricevute: quando si carica un giustificativo, Rimborsi Click ne ricava data, importo, tipologia ed estremi della pratica.

Chi la usa

Solo l'amministratore dell'installazione. La scelta vale per tutti gli studi.

Dove

Menu Amministrazione → Lettura AI (OpenRouter).

La lettura usa OpenRouter, un servizio a pagamento su internet che dà accesso a vari modelli di intelligenza artificiale. Si paga in base all'uso: per una ricevuta il costo è di solito una frazione di centesimo. Senza chiave la lettura AI è spenta e i dati si scrivono a mano: Rimborsi Click funziona lo stesso.

La stessa chiave fa funzionare anche l'assistente «Chiedi a Sheldon IA» (capitolo 15): con l'interruttore acceso, tutti gli utenti possono fare domande sull'archivio e farsi preparare le registrazioni. Una domanda all'assistente costa, come una ricevuta, pochi centesimi o meno.

I campi

Cosa sa leggere

Ricevute di pratiche camerali e SUAP, visure, certificati, diritti, marche da bollo (distingue quelle da 16 € e da 2 €), ricevute PagoPA e modelli F24. Per una quietanza F24 addebitata sul conto dello studio come intermediario legge: il contribuente (il cliente), il saldo effettivamente addebitato, la data, il protocollo telematico e una riga per ogni tributo (codice tributo e anno), e sceglie la tipologia «F24 addebitato sul conto dell'intermediario». Controlla sempre i dati letti prima di salvare.

Attivare la lettura AI

1. Crea un account su openrouter.ai, ricarica un piccolo credito e crea una chiave nella sezione Keys. Copiala.
2. In Rimborsi Click apri Lettura AI (OpenRouter), incolla la chiave in Chiave API OpenRouter.
3. Premi Verifica chiave e aspetta «Chiave valida.».
4. Accendi Abilita l'intelligenza artificiale e premi Salva.
5. Prova: registra una spesa con una ricevuta e guarda il riquadro «Dati letti dal giustificativo» (capitolo 9).

Cosa fa e cosa non fa

• Compila data, tipologia (tra quelle attive dello studio), importo, tipo, data e protocollo della pratica e la descrizione.
• Non sceglie il cliente: lo sceglie sempre chi registra la spesa. Se l'intestatario della ricevuta è diverso, lo segnala.
• Non salva nulla da sola: i dati vanno controllati e salvati dall'utente.

Messaggi di errore

Backup e ripristino

A cosa serve

Fare ogni notte una copia di sicurezza di tutti i dati (spese, clienti, configurazione, ricevute) e, in caso di guasto, rimetterla a posto.

Chi la usa

Solo l'amministratore dell'installazione.

Dove

Menu Amministrazione → Backup.

Impostazioni del backup automatico

Fare subito un backup

1. Premi Esegui ora. Mentre lavora vedi «Backup in corso…».
2. Alla fine, in Ultimo esito, leggi per esempio «Backup anticipazioni-20260928-101500.zip completato» (con eventualmente quanti backup scaduti sono stati eliminati), oppure «Backup non riuscito: …» con il motivo.

   

3. Il pulsante Scarica accanto a un backup lo scarica sul tuo computer: utile per tenerne una copia fuori dall'ufficio.

Cosa c'è in un backup

Ogni backup è un file .zip chiamato anticipazioni-AAAAMMGG-HHMMSS.zip (anno, mese, giorno, ora). Dentro ci sono:

• anticipazioni.db: il database con spese, clienti, addebiti, utenti e configurazione;
• allegati\: le ricevute e i PDF archiviati nella cartella predefinita;
• chiavi\: le chiavi di cifratura di Rimborsi Click;
• archivi\<numero studio>\: solo per gli studi con l'archivio in una cartella scelta da te. Dentro trovi il file _PERCORSO ORIGINALE.txt che dice da quale cartella vengono.

Ripristinare un backup

Il ripristino rimette i dati com'erano al momento del backup: tutto quello fatto dopo va perso. Fallo solo in caso di guasto o errore grave, meglio con l'aiuto di un tecnico.

1. Scegli il file .zip da ripristinare (di solito il più recente) e copialo sul Desktop.
2. Ferma il servizio di Rimborsi Click: premi Win+R, scrivi services.msc e premi Invio; trova GestioneAnticipazioni, fai clic destro e scegli Arresta.
3. Per sicurezza rinomina la cartella C:\ProgramData\GestioneAnticipazioni in GestioneAnticipazioni-vecchia e crea una nuova cartella vuota C:\ProgramData\GestioneAnticipazioni. (La cartella ProgramData è nascosta: scrivi il percorso nella barra degli indirizzi di Esplora file.)
4. Estrai tutto il contenuto dello zip dentro C:\ProgramData\GestioneAnticipazioni (clic destro sullo zip → Estrai tutto).
5. Se lo zip contiene la cartella archivi: per ogni sottocartella leggi il file _PERCORSO ORIGINALE.txt e copia il contenuto di quella sottocartella nella cartella indicata.
6. Riavvia il servizio: in services.msc, clic destro su GestioneAnticipazioni → Avvia.
7. Apri Rimborsi Click e controlla che ci siano le ultime spese. Se tutto è a posto, puoi cancellare la cartella GestioneAnticipazioni-vecchia.

Cambiare la propria password

A cosa serve

Scegliere una nuova password, per esempio dopo il primo accesso con la password data dall'amministratore.

Chi la usa

Tutti.

Dove

Clic sul tuo nome in alto a destra → Cambia password.

1. In Password attuale scrivi quella che usi ora.
2. In Nuova password scrivi quella nuova: almeno 8 caratteri, con lettere minuscole e almeno un numero.
3. In Conferma riscrivila uguale. Se è diversa compare «Non è uguale alla nuova password».
4. Il pulsante Cambia password si attiva quando tutto è corretto: premilo. La pagina si ricarica da sola per aggiornare il tuo accesso e compare «Password cambiata. Da ora usa la nuova password per entrare.». Puoi continuare a lavorare senza rientrare; negli altri PC o browser in cui eri collegato ti verrà chiesta la nuova password.

Mentre scrivi la nuova password, sotto il campo leggi cosa manca («Manca: …»). Deve essere diversa da quella attuale. Se la password attuale è sbagliata compare «Password non corretta.». Se l'hai dimenticata, chiedi all'amministratore di impostarne una nuova (capitolo 21).

Informazioni e assistenza

A cosa serve

Vedere la versione di Rimborsi Click, aprire questo manuale e trovare i contatti dell'autore per l'assistenza.

Chi la usa

Tutti.

Dove

Clic sul tuo nome in alto a destra → Informazioni.

• Versione: comunicala sempre quando chiedi assistenza. La trovi anche in fondo al menu laterale.
• Manuale di istruzioni: apre questo manuale in una nuova scheda. Lo stesso fa la voce Manuale del menu.
• Sotto, i dati di chi ha realizzato Rimborsi Click con due pulsanti: il sito internet (www.studiopizzano.it) e l'email, che apre il tuo programma di posta con un messaggio già indirizzato.

Esportare in Excel

Quasi tutte le pagine con una tabella hanno il pulsante Excel. Scarica in un file Excel i dati che vedi, con i filtri applicati.

1. Imposta i filtri della pagina (per esempio cliente e periodo) e premi Cerca se c'è.
2. Premi Excel. Il file viene scaricato nella cartella Download del tuo computer.
3. Aprilo con Excel (o con un programma simile, come LibreOffice).

Se qualcosa va storto compare «Esportazione non riuscita: …»: riprova; se il problema continua, ricarica la pagina.

Il lavoro di tutti i giorni

Qui trovi le operazioni più comuni come «ricette» da seguire. Ognuna rimanda al capitolo con i dettagli.

Ogni giorno: registrare le spese

1. Appena paghi una spesa per un cliente, apri Nuova anticipazione.
2. Scegli il cliente, carica la ricevuta, controlla data, tipologia, importo e mezzo di pagamento.
3. Premi Salva (o Salva e inserisci un'altra se ne hai altre dello stesso cliente). Dettagli: capitolo 9.

Quando fai una fattura a un cliente

1. Apri Da fatturare e scegli il cliente: vedi quanto ha da rimborsare.
2. Inserisci il totale nella fattura del tuo programma di fatturazione.
3. In Rimborsi Click premi Addebita in fattura con numero e data della fattura, scarica il PDF e allegalo alla fattura elettronica. Dettagli: capitolo 11.

Ogni settimana: controllare la Dashboard

1. Apri la Dashboard e guarda le tabelle di avviso: spese vecchie non ancora addebitate e clienti con crediti alti.
2. Fai clic su un cliente per andare dritto a «Da fatturare». Dettagli: capitolo 8.

Fine mese o fine anno: quanto resta da recuperare

1. Apri Da fatturare: in alto a sinistra c'è il totale da recuperare, sotto i totali cliente per cliente.
2. Premi PDF, scegli la data in «Situazione al» (per esempio il 31/12) e premi Apri PDF; oppure premi Excel. Dettagli: capitolo 11.

Controllare l'estratto conto della carta

1. Apri Anticipazioni, nel filtro Mezzo di pagamento scegli la carta, imposta Dal e Al con il periodo dell'estratto conto e premi Cerca.
2. Confronta l'elenco con l'estratto conto; se manca una spesa, registrala. Dettagli: capitolo 10.

Un cliente chiede di cosa si tratta una voce della fattura

1. Apri Addebiti in fattura e cerca il numero della fattura.
2. Scarica il PDF (icona blu): contiene il prospetto e le ricevute. Mandalo al cliente. Dettagli: capitolo 12.

Hai registrato una spesa due volte

1. Se non è ancora addebitata: aprila e premi Annulla anticipazione, con il motivo «Registrata due volte».
2. Se è già addebitata: chiedi a un amministratore di stornare l'addebito, annulla la spesa doppia e rifai l'addebito. Dettagli: capitolo 9.

Arriva un collega nuovo

1. L'amministratore crea il suo utente in Utenti, con gli studi e il ruolo giusti (capitolo 21).
2. Il collega apre Rimborsi Click dal suo computer con l'indirizzo della pagina Collega altri PC (capitolo 7), entra e cambia la password (capitolo 24).

Cambia una tariffa

1. L'amministratore apre Tipologie e listino, la tipologia, e aggiunge il nuovo prezzo con la data da cui vale (capitolo 16).

Problemi e domande frequenti

Fai clic su una domanda per leggere la risposta.

Glossario

Addebito

La registrazione, in Rimborsi Click, che certe spese sono state messe in una fattura (con numero e data). Crea il PDF da allegare.

Amministratore dell'installazione

L'utente che gestisce studi, utenti, lettura AI e backup. Può fare tutto.

Amministratore studio

L'utente che in uno studio gestisce configurazione e registro e può stornare gli addebiti.

Anticipazione

Una spesa pagata dallo studio per conto di un cliente, che il cliente dovrà rimborsare.

Annullata

Stato di una spesa tolta di mezzo (con il motivo). Non si addebita, ma resta visibile e si può ripristinare.

Archivio

La cartella dove Rimborsi Click conserva ricevute e PDF, una sottocartella per cliente.

Backup

Una copia di sicurezza di tutti i dati, in un file .zip.

Browser

Il programma per aprire i siti internet (Edge, Chrome, Firefox). Rimborsi Click si usa dentro il browser.

Da addebitare

Stato di una spesa registrata ma non ancora messa in fattura.

Addebitata

Stato di una spesa già messa in una fattura. È bloccata.

Chiedi a Sheldon IA

Sheldon IA, l'assistente IA dello Studio Pizzano che risponde alle domande sull'archivio e sul programma e fa al posto tuo le operazioni, che poi confermi. Si apre dal pulsante nella barra in alto o con Ctrl+K.

Dashboard

La pagina iniziale con i numeri principali e gli avvisi.

Giustificativo

Il documento che prova la spesa: ricevuta, quietanza, F24, ricevuta di protocollo.

IVA 22% sulle spese

Scelta facoltativa di una tipologia: la spesa si addebita come imponibile, con l'IVA in più. Spenta per tutte le tipologie finché non la si accende.

Listino

I prezzi fissi di una tipologia, ognuno valido da una certa data.

Lettura AI

La lettura automatica delle ricevute con un servizio di intelligenza artificiale (OpenRouter).

Mezzo di pagamento

Come lo studio ha pagato: carta, conto Telemaco, contanti, bonifico.

OpenRouter

Il servizio su internet usato per la lettura AI. Richiede una chiave e un credito.

Operatore

L'utente che registra le spese e le addebita, senza accesso alla configurazione.

Prospetto

La pagina riassuntiva delle spese addebitate in una fattura, prima pagina del PDF.

Server

Il computer dell'ufficio su cui è installato Rimborsi Click. Gli altri computer si collegano a lui.

Servizio

Un programma di Windows che lavora in sottofondo, anche senza nessuno collegato. Rimborsi Click è il servizio «GestioneAnticipazioni».

Sistema di Interscambio (SdI)

Il sistema dell'Agenzia delle Entrate che riceve le fatture elettroniche. Scarta i file oltre 5 MB.

Soglia

Un limite (in giorni o in euro) oltre il quale la Dashboard ti avvisa.

Storno

L'annullamento di un addebito: le spese tornano da addebitare.

Studio

Un'organizzazione con i suoi clienti, spese e configurazione. Un'installazione può averne più d'uno.

Tipologia di spesa

Il tipo di spesa (visura, bollo, pratica SUAP…), con importo da listino o dal giustificativo.

Tooltip

Il fumetto di spiegazione che compare fermando il mouse su un pulsante.